Jak rozmawiać z trudnymi Hiring Managerami?

Zauważyłam, że wielu rekruterów nie omawia dokładnie profilu kandydata z Hiring Managerem, czyli osobą zlecającą rekrutację, tylko bazuje na samym opisie stanowiska i ewentualnie kilku dodatkowych pytaniach przesłanych mailem. To duży błąd. Dlaczego?

Dobrze opisz stanowisko rekrutacyjne

Zdarza się, że opisy stanowisk w danych firmach były robione wcześniej i zwykle wcale nie przez osobę, która zleca rekrutację, tylko np. przez tak zwaną kadrową albo były tworzone na zasadzie kopiuj-wklej z ogłoszeń o pracę innych firm znalezionych w internecie. Dlatego często nie pokazują tego, co jest naprawdę ważne dla osoby, która szuka pracownika do swojego zespołu. Co więcej, nawet jeśli opis stanowiska jest zrobiony wzorcowo, to i tak najważniejsze znajdziesz między wierszami. I mówię to z doświadczenia.

Średnio w 90% rozmów z klientami wychodzi mi, że niektóre rzeczy z opisu stanowiska wskazane jako „wymagania” wcale nie są tak istotne, a z kolei ważne są inne czynniki, o których w opisie stanowiska w ogóle nie było mowy. Brak albo pobieżny wywiad z Hiring Managerem zwykle kończy się tym, że rekruterowi wydaje się, że znalazł kandydatów w punkt, a Hiring Manager niestety większość z nich odrzuca. Dlatego przygotuj się dobrze i nie marnuj czasu swojego oraz pracodawcy. Oczywiście samo badanie potrzeb rekrutacyjnych również wymaga czasu i pewności siebie, jednak bez wstępnego briefu i wywiadu będziesz szukać jedynie swojego wyobrażenia o kandydacie, a nie człowieka, który naprawdę odpowiada zapotrzebowaniu firmy.

Wypełnij brief rekrutacyjny

Dokładne zbadanie potrzeb rekrutacyjnych to (moim zdaniem) najważniejszy etap rekrutacji.

Jak zrobić to dobrze? Pomoże Ci w tym mój autorski brief rekrutacyjny, który udoskonalałam przez 15 lat pracy w rekrutacji. Wystarczy, że wypełnisz go z osobą, która szuka pracownika lub sobą, jeśli prowadzisz rekrutację do swojego zespołu. Wypełnienie tego kwestionariusza pomoże Ci określić:

• Kim (jako pracodawca) jest firma dla której rekrutuje i kogo szuka Hiring Manager?
• Czym jego przyszły pracownik będzie się zajmował?
• Co pracodawca może mu zaoferować w zamian?

Dodatkowym plusem briefowania jest też to, że Hiring Manager zaangażuje się w proces rekrutacji, a jeśli już poświęci czas na przekazanie Ci wszystkich informacji, to prawdopodobnie nie będzie chciał, żeby ta inwestycja poszła na marne i chętniej sprawi, żeby rekrutacja się zamknęła. Czyli będzie bardziej skłonny do tego, żeby rzeczywiście kogoś zatrudnić.

W przypadku agencji ma to jeszcze jeden plus. Jeśli klient poświęci sporo czasu na omówienie takiego profil z Tobą, najprawdopodobniej nie będzie mu się chciało robić tego po raz drugi z Twoją konkurencją. A nawet jeżeli, to zobaczy, że robisz to dobrze, słuchasz i rozumiesz co do Ciebie mówi, a to może spowodować, że bardziej Cię polubi i zdobędziesz jego zaufanie. Dzięki temu, jeśli pojawi się kolejna potrzeba rekrutacyjna i następne, klient zgłosi się z nimi właśnie do Ciebie.

Jak ułatwić sobie briefowanie Hiring Managera?

Bardzo ułatwisz sobie briefowanie, jeśli przed spotkaniem Hiring Manager wyśle Ci jakikolwiek opis stanowiska. Wystarczy nawet robocza nazwa stanowiska i kilka myślników o zadaniach i oczekiwaniach. Dzięki temu:

1. Lepiej przygotujesz się do spotkania.
2. Przejrzysz podobne ogłoszenia i sprawdzisz jakie widełki wynagrodzenia oferują inne firmy.
3. Poczytasz o specyfice danej roli, w internecie.
4. Poszukasz wstępnie firm, które zatrudniają takie osoby oraz spojrzysz w bazie i na LinkedInie ilu jest kandydatów.
5. Jeśli opisu danego stanowiska nie ma, stworzysz go samodzielnie na podstawie rozmowy z Hiring Managerem.

Tworzenie opisu od zera jest dużo trudniejsze i bardziej czasochłonne oraz wymaga już pewnej wiedzy biznesowej, jednak jest to jak najbardziej możliwe. Naprawdę raczej rzadko zdarza się, żeby nigdzie nie było takiego opisu. Jeżeli już, to zwykle ma to miejsce w przypadku małych firm albo nowych ról. Przykład:

Ostatnio briefowałam klienta, który jest założycielem firmy i chce oddać komuś zarządzanie operacjami. Wcześniej nie było osoby, która zajmowała się czymś takim. Dodatkowo prezes nie chciał, żeby jego zespół dowiedział się o jego planach. Dlatego musieliśmy stworzyć opis stanowiska od początku. Mimo to zachęciłam prezesa do tego, żeby przed naszym spotkaniem ułożył sobie w głowie (a najlepiej spisał na kartce), jakie zadania chce oddelegować i na czym najbardziej mu zależy u kandydata oraz, jakie maksymalne wynagrodzenie może mu zaproponować. Bardzo nam to pomogło.

Ile czasu potrzebujesz na briefowanie Hiring Managera?

Na omówienie profilu idealnego kandydata zarezerwuj sobie co najmniej godzinę. Z Hiring Managerami jest jak z kandydatami i ludźmi w ogóle. Są wśród nich zarówno osoby bardzo wygadane, jak i mniej komunikatywne. Dlatego od niektórych dowiesz się wszystkiego, co najważniejsze w 30 minut, ale będą i tacy, którzy opowiedzą Ci o idealnym kandydacie i historii powstania stanowiska przez ponad dwie godziny. Osobiście najlepiej pracuje mi się z tymi pośrodku, ale jeśli trafię na przypadek któregoś z ekstremum, moją rolą jest moderowanie tej dyskusji, ciągnięcie za język, jeśli informacje są zbyt skąpe lub, co trudniejsze, zmierzanie do brzegu i zbieranie najważniejszych informacji przy słowotoku.

Może się zdarzyć tak, że Hiring Managerowi podczas Waszej rozmowy wykluje się dodatkowa potrzeba rekrutacyjna. Zwykle omawianie drugiego i kolejnych profili trwa nieco krócej, ponieważ poznasz już wcześniej podstawowe informacje o firmie i ogólne oczekiwania Hiring Managera stawiane kandydatom. Warto jednak zachować sobie około pół godziny zapasu pomiędzy spotkaniami na takie sytuacje lub ewentualne spóźnienie czy dodatkowe pytania  ze strony Hiring Managera.

Spotkaj się z Hiring Managerem online lub osobiście

Spotkanie w realu ma tę przewagę, że zobaczysz mowę ciała i miejsce pracy Hiring Managera. Jest to szczególnie istotne w przypadku rekrutacji agencyjnych, gdy nie znasz od środka, dla której rekrutujesz. Dzięki wizycie osobistej u klienta:

1. Możesz poczuć atmosferę panującą w firmie.
2. Zobaczysz czy firma jest nowoczesna, czy raczej starszego typu i  w jakiej jest kondycji finansowej.
3. Zorientujesz się czy pasuje tam swobodna, czy raczej formalna atmosfera: czy pracownicy mówią do siebie na Pan/ Pani, czy raczej na ty i jak się ubierają do pracy.
4. Dowiesz się, jak wyglądają warunki socjalne, a nawet sam dojazd do firmy.

Podczas wirtualnego spotkania nie będzie to możliwe, ale możesz dopytać o te aspekty. Na pewno dużym plusem spotkania online jest to, że oszczędzasz czas na dojazd do klienta i dzięki temu możesz prowadzić rekrutację do dowolnego miejsca i z dowolnego miejsca na ziemi.

W przypadku spotkania ważna jest też jego forma:

1. Pytaj, notuj i dopytaj od razu o to, co jest niejasne.
2. Słuchaj aktywnie.
3. Pozwól drugiej stronie wczuć się w swoje potrzeby i otworzyć przed Tobą.
4. Nie przerywaj, potakuj głową, parafrazuj to, co mówi  do Ciebie Hiring Manager i nawiązuj kolejne pytania do tego, co usłyszysz.
5. Jeśli Hiring Manager nie zna odpowiedzi na jakieś pytanie, zaznacz je i poproś mailowo o uzupełnienie odpowiedzi. Oto kilka zasad.

PAMIĘTAJ: Hiring Manager mówi, Ty notujesz.

Jeśli mówi za szybko, poproś o mówienie wolniej. Nawet, jeśli z jakiegoś powodu Hiring Manager woli dostać brief do samodzielnego wypełnienia, to i tak zdzwoń się z nim potem na chwilę, żeby doprecyzować informacje, które zapisał.

Pisać możesz ręcznie lub na komputerze. Ręcznie zapamiętasz więcej. Na komputerze będziesz mieć możliwość skopiowania to, co zostało napisane np. do ogłoszenia oraz zapisać informacje na komputerze i dzięki temu ich nie zgubić. Ja osobiście wolę pisać ręcznie, ale potem przepisuję najważniejsze rzeczy. Zapisuj charakterystyczne sformułowania, których używa Hiring Manager i używaj ich w podsumowaniu kandydatów, jeśli wystąpią.

Jeśli Hiring Manager stosuje metafory np. mówi: „To musi być handlowiec pistolet”. Powiedz: „Proszę doprecyzować, co pan ma na myśli?”. Lub parafrazuj, jeśli wiesz, o co może chodzić: „Czy chodzi o to, że ten handlowiec powinien być typem huntera, czyli aktywnie pozyskiwać klientów?”. Jeżeli Hiring Manager powie coś mniej zrozumiałego (ja na przykład usłyszałam kiedyś od klienta, że szuka brylantu z flipem w oczach), powiedz np.: „Proszę rozwinąć, co dla pana oznacza pracownik brylant z flipem w oczach?”.

Jak dobrze zbriefować Hiring Managera?

Pokażę Ci to na przykładzie mojej rozmowy z labradorem. Tak, labradorem :) W dodatku takim, który jest Hiring Managerem i właśnie szuka do swojego zespołu nowego labradora. Kogo? Sprawdźmy:

Natalia: Cześć Hiring Managerze!

Hiring Labrador: No cześć Natalio!

Natalia: Widziałam Twojego maila, że szukacie osoby do zespołu.

Hiring Labrador: No tak. Kolejny labrador musi zasilić nasze szeregi.

Natalia: A co masz na myśli, mówiąc „labrador”? Jaka ta osoba powinna być?

Hiring Labrador: No jak to? Spójrz na mnie!

Natalia: A jakie kompetencje są dla Ciebie kluczowe?

Hiring Labrador: Musi dobrze nosić piłki, to na pewno. I musi uwielbiać człowieka.

Natalia: Dobra, a powiedz mi, jaki masz budżet na to stanowisko?

Hiring Labrador: 3 kości.

Natalia: Wiesz co, niedawno rekrutowałam labradory i zazwyczaj oczekiwały 5 kości, a niektóre nawet kości, 5 kości i stek. Jesteśmy w stanie to zaproponować?

Hiring Labrador: 5 kości i stek? No dobra, jakoś to przełknę.

Natalia: Dobra, a powiedz jeszcze, które umiejętności są dla Ciebie bardzo ważne?

Hiring Labrador: Noszenie piłek. Musi je nosić super. Najlepiej tak, żebyś się przy tym w trakcie nie oślinił.

Natalia: Czy coś jeszcze? Jakieś benefity?

Hiring Labrador: A jak to teraz wygląda na rynku labradorów?

Natalia: Oprócz tego wynagrodzenia przydałoby się jakieś szkolenie albo wyprowadzanie psa, dodatkowo, jako benefit.

Hiring Labrador: Wyprowadzanie psa. Dobry żart! No, ale mogę dorzucić Multisport. Będzie grało? Przyda im się zrzucić troszkę brzuszka, bo lubią pojeść.

Natalia: Myślę, że będzie grało.

Hiring Labrador: No to super.

Natalia: To co, jesteśmy umówieni?

Hiring Labrador: Umówieni.

Dołącz do RekruMasters!

Więcej o tym, jak dobrze i skutecznie współpracować z hiring managerami dowiesz się z jednego z modułów na kursie RekruMasters. Trwają zapisy na kolejną edycję! Nie przegap okazji, żeby znaleźć się w gronie naszych absolwentów i absolwentek – dołącz do RekruMasters: https://www.rekrumasters.pl/

Do zobaczenia na kursie!